Правила заполнения путевого листа автомобиля

Любое учреждение, занимающееся перевозками, должно обеспечивать безопасность перевозимых граждан и груза, соблюдать требования, установленные законодательством. Оформление путевых листов важно для осуществления коммерческих и служебных перевозок.

Путевой лист

Документ, учитывающий работу водителя, включая время его нахождения в пути, содержащий путь следования служебного транспорта, выдаваемый с целью контроля его эксплуатации, называется путевым листом.

Путевка подтверждает разрешенную перевозку людей и груза. Это обязательный для составления и ежедневного заполнения предпринимателями и транспортными учреждениями документ.

Путевка входит в перечень документации, представляемой дорожным инспекторам согласно п. 2.1.1 ПДД. Путевка позволяет засчитывать ГСМ в виде расходов для уменьшения суммы налога.

Подзаконные акты, регламентирующие заполнение путевого листа

Перевозчики, предоставляющие услуги по перевозке людей, багажа и груза, оформляют путевки согласно Приказу Минтранса N 152. Названым приказом установлены требования к обязательным атрибутам документа.

Приказами 2017 года № 17 и № 476 перевозчики освобождены от проставления печати в заголовке путевки, в качестве реквизитов перевозчика указываются ОГРН (ОГРНИП), сведения об исправности техники автотранспорта до начала рейса.

Разработка путевой документации может осуществляться самим перевозчиком либо с использованием форм, указанных в постановлении Госкомстата N 78.

Виды путевых листов

От целей поездки и типа транспорта зависит вид путевки.

Их различают:

• по типу машины (такси, наземный электротранспорт, грузовики, спецтехника);
• по виду транспортных услуг (международные либо в пределах РФ);
• по способу учета работы автотранспорта (по времени либо согласно сдельным показателям, применяются формы 4-П и 4-С, утвержденные приказом Госкомстата N 78).

Сведения, содержащиеся в путевом листе

Самостоятельное принятие и разработка формы путевки перевозчиком подлежит отражению в учетной политике.

В путевке отражаются:

1. Сведения о хозяине (собственнике) автотранспорта:

• есть для предприятия – ОГРН, наименование, телефон, юридический и фактический адрес местонахождения;
• есть для предпринимателя – ОГРНИП, номер телефона, адрес регистрации, ФИО.

2. Информация об автотранспорте:

• тип транспорта (спецавтотранспорт, легковая машина, грузовик, рейсовый автобус и т. д., в том числе сведения об указании прицепа при его использовании);
• госномер транспортного средства;
• информация о проведении контроля технического состояния автотранспорта перед выездом в рейс, включая время и дату проведения осмотра, а также сведения о проводившем его лице;
• точные данные о времени и дне выезда машины и ее возращения на служебную автостоянку (гараж);
• точные показания о пробеге при выезде машины и по возвращении в гараж компании (узнайте, как арендовать гараж).

3. Номер и наименование путевки.

4. Информация о периоде (сроке) действия путевки, включая год, время, день начала и окончания времени пользования путевкой.

5. Информация о водителе, управляющем автотранспортом (сведения о проведении медосмотра перед началом рейса и после его окончания, ФИО).

Также в путевке могут быть указаны иные сведения, содержащие информацию о перевозке груза, багажа и пассажиров, с учетом особенностей деятельности компании.

Документ должен быть заверен подписью лица, его составившего, и руководителем предприятия.

Порядок оформления

Заполнение путевки производится уполномоченными лицами на основании решения руководителя компании или предпринимателем.

Выдавать путевки, вести их количественный учет может бухгалтер предприятия, а заполнение сведений о водителе, автотранспорте и сроке действия путевки возлагается на диспетчера либо уполномоченное лицо.

На какой срок выдается путевой лист

Срок действия путевки может быть указан в виде конкретной даты либо даты начала и окончания ее действия.

Согласно порядку оформления путевок, утвержденному приказом N 152, путевой лист выдается на один рабочий день или иной период времени, не превышающий месяца.

Если в течение рабочего дня на служебном транспорте работают несколько сотрудников, то допускается выдача несколько путевок на один автотранспорт – по одному на каждого из водителей.

Образцы путевых листов

После принятия Минтрансом приказа N 152, учитывая отсутствие запрета самостоятельно разрабатывать форму путевки, бюджетные учреждения и коммерческие компании продолжают пользоваться унифицированными формами, утвержденными Госкомстатом (постановление N 78) либо берут их за основу при утверждении самостоятельно составленных форм путевок.

Для индивидуальных предпринимателей также были разработаны и утверждены формы путевок на автобусы, грузовые и легковые автомашины. Официально приказ Минтранса N 68 от 30.06.2000 утратил силу. Между тем использовать унифицированные формы не запрещено законодателем.

Заполнять путевки необходимо без помарок, зачеркиваний и исправлений. Предприятие может принять инструкцию по оформлению документации с примерами заполнения путевых листов в зависимости от характера и цели перевозки.

Легковой автомобиль

Используется форма N 3 либо N 3-спец (постановление N 78), форма ПЛ-1, ее можно скачать здесь.

В путевке должна быть подтверждена информация о работодателе (адрес, телефон, наименование и основной регистрационный номер, ФИО – если предприниматель).

Информация о водителе должна содержать номер его водительского удостоверения, лицензионной карточки на осуществление перевозок, класс, а также подтверждение прохождения медосмотра и допуску к управлению автомобилем (с заверением печатью медицинского учреждения и подписью освидетельствовавшего лица).

Информация об автомобиле включает его тип, марку, государственный регистрационный номер, разрешение на выезд, подтверждение его исправности с подписью механика, показания спидометра при выезде и возврате машины.

Вас может заинтересовать, как грамотно внести изменения в конструкцию транспортного средства.

Путевой лист содержит данные о заказчике (с указанием адреса назначения), данные об общем пробеге (также о показаниях спидометра во время действия путевки) и времени в пути, сведения о топливе с указанием марки бензина и объема, дату перевозки и подпись руководителя или предпринимателя.

Также путевка может содержать пункты, предусматривающие указание особых отметок (время простоя, опоздания), расчет заработка и информацию о лице, производившим расчет.

Для грузовых автомобилей

Может использоваться форма 4-П, 4-С либо ПГ-1 (приказ N 68). Путевой лист грузового автомобиля можно скачать здесь.

Помимо обязательных реквизитов для заполнения (наименование работодателя, информация о машине и лице, ею управляющим, данные о медосмотре, техническом состоянии автотранспорта, данные о пробеге, времени выезда из гаража и возврата машины и т. д.), в путевке должны быть указаны:

• работа водителя и автомобиля (по графику, фактическое время в пути, наименование операции, показания заправки и расхода топлива с подписью заправщика);
• задание для водителя (наименование груза, адрес его погрузки и разгрузки, количество поездок, расстояние в километрах, вес груза);
• результаты работы водителя и автотранспорта (время в наряде, расход горючего, количество поездок и заработок).

Форма 4-П используется при осуществлении перевозки груза от первого ко второму заказчику.

Для спец. транспорта (автокраны, цементовозы, мусоровозы и т. п.)

Спец. автотранспортом являются машины, используемые только в соответствии со своим назначением (пожарные, самосвалы, автокраны, снегоуборочные машины, эвакуаторы и т. д.).

Путевой лист специального автомобиля можно скачать здесь.

Путевка специального автотранспорта включает:

• данные о заказчике;
• информацию об исполнителе – организации;
• информацию о спец. автотранспорте (характеристика, номер, марка и т. д.);
• сведения о бензине (остаток на начало движения, количество заправленного топлива, его марка, остаток к концу рабочего дня);
• маршрут движения;
• расстояние;
• иные обязательные реквизиты.

Легковое такси

Помимо обязательных реквизитов, путевка должна содержать:

• время выезда на линию и возвращения в парк (по графику и фактическое);
• показания спидометра и установленного таксометра (включая общий, контрольный и платный пробег);
• расчет с водителем по выручке;
• время работы на линии (учитываются опоздания, простой и вина водителя либо пассажира, работа в ночное время);
• информация о количестве заправленного и потраченного топлива.

Путевой лист легкового такси можно скачать здесь.

Автобус

Обязательными для заполнения полями являются:

• сведения о компании-перевозчике (основной государственный номер, наименование, адрес, код по ОКПО);
• информация о водителях и кондукторах (ФИО, номер удостоверения и табельного листа, лицензионная карточка);
• данные о допуске водителя к управлению и техническом состоянии автобуса;
• сведения о заказчике и маршруте (включая время и место подачи);
• информация о смене (с указанием времени по расписанию и фактического прибытия и убытия);
• показания спидометра;
• отметки о простое;
• сведения о топливе (выдаче, остатке, израсходовании и экономии);
• плановое количество рейсов;
• количество отработанных работ с учетом простоя.

Путевой лист автобуса можно скачать здесь.

Хранение путевых листов

Пунктом 18 приказа N 152 установлен 5-летний срок хранения путевок.

Согласно пункту 842 приказа Минкультуры N 558 от 25.08.2010 срок хранения может продлеваться в случае отсутствия иной документации, подтверждающей тяжелые, опасные и вредные условия труда, до 75 лет (раздел 8.10 Приказа).

Кроме того, если в течение пяти лет в отношении листов не проводилась налоговая проверка, такие листы следует продолжать хранить.

Ответственность за отсутствие путевого листа

Обязанность по ведению путевок возложена на предпринимателей и транспортные компании, занимающиеся перевозками.

Путевка входит в перечень документов, обязательных к предъявлению на проверку инспектору ГИБДД. Несоблюдение этого условия является административным правонарушением и влечет предупреждение и наложение штрафа по части 2 статьи 12.3 КоАП РФ в размере 500 руб.

Оформление путевок не требуется при использовании личного автотранспорта. Если организация или предприниматель не ведет учет расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, оформление путевки также не требуется.

Несоблюдение требований по обеспечению безопасности граждан и груза (отсутствие сведений о медосмотре водителя или технической исправности автотранспорта), неверное или неполное оформление путевки, являются правонарушениями, наказание за которые установлено статьей 12.31.1 КоАП РФ:

• 3 000 руб. на водителей;
• 5 000 руб. на должностных лиц;
• 30 000 руб. на транспортные компании.

Сумма штрафных санкций увеличивается при нарушении правил обеспечения безопасности автотранспортом и наземным электротранспортом, в том числе не прохождение обязательного предрейсового осмотра водителей и транспорта, непрохождение инструктажа водителями:

• от 10 000 руб. до 20 000 руб. на должностных лиц;
• от 30 000 руб. до 100 000 руб. на транспортные учреждения.

Судебная практика

Налоговая инспекция провела выездную проверку компании по правильности исчисления и уплаты налогов за предыдущие 3 года.

По результатам проверки составлен акт и вынесено решение о привлечении компании к налоговой ответственности за недоимку по налогу на прибыль и НДС.

Основанием для привлечения компании к ответственности стало неправомерное применение налоговых вычетов – уменьшение налоговой базы по налогу за прибыль на сумму расходов за ГСМ, поскольку путевыми листами не подтверждается расход топлива именно на осуществление перевозок, то есть цели предпринимательской деятельности.

Решение налогового органа обжаловано в арбитражный суд. По результатам рассмотрения заявления судом вынесено решение об отказе в признании незаконным решения инспекции. Апелляция оставила решение суда 1 инстанции в силе.

Кассационной инстанцией судебные акты оставлены без изменения. Основанием для отказа в удовлетворении жалоба стало неправильное оформление путевых листов – отсутствие указания маршрута, заполнение путевок работником, прекратившим трудовые отношения с компанией, подпись руководителя в период его нахождения в командировке и иные нарушения.